الرد الجاهز رد كتبته مرة وحفظته تحت كود مختصر. وعندما يكتب وكيل الدعم / في صندوق الكتابة يستطيع أن يجده
ويُسقطه في الرسالة بضغطة أو ضغطتين.
وهو للجمل التي يكتبها فريقك كل يوم: ساعات العمل، ومدة التوصيل، وكيف يعمل الاسترجاع، وما المستندات المطلوبة. وحفظها يفعل أمرين: يجعل الإجابة أسرع، ويجعل كل وكلاء الدعم يجيبون بالطريقة نفسها.
متى لا تستخدمه
- ليس قالب واتساب. فالرد الجاهز نص رسالة عادية، ولذلك لا يمكن إرساله إلا حين يُسمح لك بإرسال نص عادي. وخارج نافذة الـ24 ساعة لا تستطيع إرسال شيء إلا قالباً معتمداً، ولن يخرج الرد الجاهز. راجع نافذة الـ24 ساعة في واتساب وقوالب واتساب.
- ليس لرد يحتاج تفكيراً حقيقياً. فالعميل الذي يدرك أنه تلقى فقرة جاهزة على سؤال محدد هو عميل يشعر أن أحداً لم يسمعه.
- ليس لسلسلة إجراءات. فإن كان الرد يأتي دائماً مع الإسناد والوسم والحل، فذاك ماكرو، والماكرو يستطيع إرسال الرسالة أيضاً.
ما تحتاجه أولاً
لا شيء. الردود الجاهزة تعمل على كل قنوات التواصل ولا تحتاج تهيئة غير كتابة واحد منها.
الخطوات
- اذهب إلى الإعدادات ← الردود الجاهزة ← إضافة رد جاهز.
- أعطه كوداً مختصراً — الكلمة التي ستكتبها بعد
/. اجعله قصيراً ومتوقعاً:hoursوdeliveryوrefund-policy. وكل كود مختصر فريد في حسابك. - اكتب الرسالة. واستخدم المتغيرات حيث يجب أن يتغير النص من عميل إلى آخر.
- احفظه.
ولاستخدامه: في صندوق الكتابة اكتب / ثم ابدأ الكتابة. والبحث يطابق الكود المختصر والنص معاً، وتتقدّم مطابقات
الكود المختصر. اختر واحداً فيُدرَج.
المتغيرات
المتغير عنصر بديل بين {{قوسين مزدوجين}} يُستبدل بقيم حقيقية. اكتب {{ في صندوق الكتابة لتختار من القائمة.
| المتغير | يصبح |
|---|---|
{{contact.name}} |
اسم العميل الكامل |
{{contact.first_name}} و{{contact.last_name}} |
أول أو آخر كلمة في اسمه |
{{contact.email}} و{{contact.phone}} |
بريده الإلكتروني، ورقم هاتفه |
{{contact.id}} و{{conversation.id}} |
رقم جهة الاتصال ورقم المحادثة |
{{agent.name}} و{{agent.first_name}} و{{agent.last_name}} و{{agent.email}} |
الشخص الذي يُرسل الرسالة |
{{inbox.name}} و{{inbox.id}} |
قناة التواصل التي وصلت منها المحادثة |
وأي سمة مخصصة عرّفتها على جهات الاتصال أو المحادثات متاحة كذلك، بصيغة
{{contact.custom_attribute.your_key}} أو {{conversation.custom_attribute.your_key}}.
وثلاثة تفاصيل تهم:
{{agent.*}} هو من يُرسل، لا من أُسندت إليه المحادثة. فإن رددت على محادثة زميل، كان التوقيع باسمك.
الأسماء تُرتَّب. فكل كلمة من الاسم يُكبَّر حرفها الأول ويُصغَّر باقيها، فجهة اتصال محفوظة باسم AHMED al-sabah
تصل Ahmed Al-sabah.
المتغير بلا قيمة يختفي. فإن لم يكن لجهة الاتصال اسم، أُرسلت Hello {{contact.name}}, هكذا: Hello ,. ولا
شيء يحذّرك. فاكتب بما يتجنب ذلك — مرحباً، في سطر مستقل أسلم من تحية قابلة للكسر.
وعند إدراج الرد الجاهز تُملأ المتغيرات فوراً بالقيم الحقيقية، في صندوق الكتابة نفسه. فما تراه قبل الإرسال هو ما يستلمه العميل. فاقرأه.
ويُحذَف في الوقت نفسه كل تنسيق لا تستطيع القناة حمله، فقائمة نقطية محفوظة لقناة بريد إلكتروني تصل أسطراً عادية على واتساب.
مثال عملي
يجيب فريقك على "متى يصل طلبي؟" عشرين مرة في اليوم.
- الكود المختصر:
delivery. - الرسالة:
مرحباً {{contact.first_name}}، الطلبات داخل الكويت تصل في يومين إلى ثلاثة أيام عمل. وسنرسل لك رسالة لحظة شحن طلبك. - في محادثة، اكتب
/deliveryواختره. فيُظهر صندوق الكتابةمرحباً فاطمة، الطلبات داخل الكويت…قبل أن ترسل.
من يستطيع ذلك
يستطيع أي وكيل دعم إنشاء الردود الجاهزة وتعديلها وحذفها واستخدامها. وهي ليست شخصية — فكل واحد منها مشترك للحساب كله، ومن يعدّل واحداً يغيّره للجميع. فاتفقوا على المجموعة مع فريقك بدلاً من أن يختلق كل واحد مجموعته.
الحدود
- الردود الجاهزة على مستوى الحساب فقط. ولا يوجد شيء اسمه رد جاهز خاص بك وحدك. (أما الماكرو فله خيار خاص — راجع ماكروس.)
- وهي معطَّلة داخل الملاحظة الخاصة، ومعها المتغيرات. وكلاهما موجود لتأليف رسالة إلى عميل.
- والرد الجاهز نص صِرف، والمرفقات ليست جزءاً منه. فإجراء "إرسال مرفق" في الماكرو يستطيع إرسال ملف، والرد الجاهز لا يستطيع.
- ولا شيء يتحقق من صحة إملاء متغيراتك. فالخطأ في اسم متغير يُعرض لا شيء، بلا أكثر.
مواضيع ذات صلة
إذا لم ينجح الأمر
كتابة / لا تفعل شيئاً. أنت في تبويب الملاحظة الخاصة. ارجع إلى تبويب الرد.
استلم العميل {{contact.name}} نصاً حرفياً. اسم المتغير مكتوب خطأ، أو هو ليس من المتغيرات أعلاه. اكتب {{
واختر من القائمة بدلاً من كتابة الاسم.
وصلت جملة فيها فراغ. المتغير لم تكن له قيمة لتلك الجهة — وأشهر الحالات جهة اتصال لها رقم هاتف بلا اسم.
لا أستطيع إلا إرسال قالب في هذه المحادثة. مضى أكثر من 24 ساعة على آخر كتابة للعميل. وهذه قاعدة واتساب، ولا يتجاوزها أي رد جاهز.