الشخص الذي يردّ على رسائل العملاء في لينوميا تشات يسمّى وكيل الدعم. وإضافة شخص تُنشئ حسابه، وتضعه في حسابك، وتحدّد — من خلال دوره — ما يُسمح له بفعله بعد دخوله.
إضافة الشخص ومنحه قناة خطوتان منفصلتان. هذا المقال يتناول الأولى.
متى تفعل ذلك
قبل ربط قناة، لا بعده. فالإسناد التلقائي يسلّم المحادثة الجديدة إلى وكيل دعم متصل وعضو في تلك القناة؛ وإن لم يكن هناك أحد بعد، تتراكم الرسائل دون إسناد.
ما تحتاجه قبل البدء
حساب مدير، وعنوان البريد الإلكتروني لكل شخص. لا تحتاج كلمة مروره، ولا ينبغي أن تضبط له واحدة — هو من يضع كلمة مروره.
الأدوار
| الدور | ما يشمله |
|---|---|
| المدير | كل شيء: الإعدادات وقنوات التواصل والأشخاص والفواتير والتقارير، وكل محادثة في كل قناة |
| وكيل الدعم | المحادثات في القنوات التي أُضيف إليها، وجهات الاتصال التي خلفها |
| دور مخصص | مجموعة صلاحيات تحدّدها أنت وتسمّيها بنفسك |
يُبنى الدور المخصص من قائمة صلاحيات ثابتة، ومن المفيد معرفة ما يمكن منحه وما لا يمكن:
- إدارة جميع المحادثات
- إدارة المحادثات غير المُسندة، وإسنادها إلى نفسه
- إدارة المحادثات المُسندة إليه أو المشارك فيها
- إدارة جهات الاتصال
- إدارة التقارير
- تغيير حالات طلبات المتجر وإعادة إرسال رسائل المتجر
والأخيرة هي صلاحية المتجر، وهي تتوقف عند حد معيّن: المبالغ المستردة والإلغاءات تبقى للمدير ولا يمكن منحها لدور مخصص.
أما الفرق فهي فكرة مختلفة عن الدور. الدور هو ما يُسمح للشخص بفعله؛ والفريق مجموعة تسلّمها محادثة، مثل المبيعات أو التوصيل. ويمكن أن يكون الشخص في عدة فرق وله دور واحد.
الخطوات
- اذهب إلى الإعدادات ← الوكلاء واختر إضافة وكيل.
- أدخل اسم الشخص، واختر دوره، وأدخل بريده الإلكتروني.
- احفظ. تُرسل الدعوة بالبريد الإلكتروني.
- أضفه إلى القنوات التي سيعمل فيها. فحتى تفعل ذلك، لا يرى وكيل الدعم أي محادثة على الإطلاق.
ما يستلمه الشخص
إذا كان البريد الإلكتروني جديداً على لينوميا تشات، يستلم رسالة عنوانها «تمت دعوتك للانضمام إلى <اسم عملك>»، وتذكر اسمك كمن دعاه. يأخذه الزر إلى صفحة يختار فيها كلمة مرور. وبمجرد ضبطها يدخل، ويظهر عملك في حسابه.
وإذا كان البريد الإلكتروني يخصّ شخصاً له حساب في لينوميا تشات بالفعل — شخص يعمل في حساب آخر على التثبيت نفسه — فلا تُرسل رسالة دعوة. يُضاف فوراً، وسيجد عملك في انتظاره في المرة التالية التي يسجّل فيها الدخول. هذا يفاجئ الناس، فأخبره أنك أضفته.
مثال عملي
عيادة في الرياض تضيف ثلاثة أشخاص. مديرة العيادة تصبح مديراً، لتتمكن من ربط واتساب وتغيير الإعدادات. واثنتان في الاستقبال تصبحان وكيلتي دعم. ثم تُضاف الاثنتان إلى قناة واتساب، وتُوضعان في فريق باسم الاستقبال، حتى يمكن تسليم المحادثة إلى المكتب بدلاً من شخص بعينه.
لاحقاً تستعين العيادة بمحاسب يحتاج أن يرى الطلبات دون أن يقرأ محادثات المرضى. وهذا دور مخصص: جهات الاتصال والتقارير، ولا شيء غيرهما.
من يستطيع فعل ذلك
المدير. إضافة الأشخاص وتعديلهم وحذفهم، وإنشاء الأدوار المخصصة، كلها مهام المدير. ويستطيع المدير أيضاً إرسال رسالة إعادة تعيين كلمة المرور إلى وكيل الدعم من صفحة ذلك الوكيل، وهو الحل الصحيح عندما لا يستطيع أحدهم الدخول.
الحدود
- أسماء الأدوار ثابتة: المدير ووكيل الدعم. وأي شيء بينهما هو دور مخصص.
- الأدوار المخصصة محصورة في الصلاحيات المذكورة أعلاه. والمبالغ المستردة والإلغاءات للمدير دائماً.
- إضافة الشخص لا تمنحه أي قناة. يجب أن يصبح وكيل الدعم عضواً في كل قناة. أما المدير فيرى كل القنوات دون عضوية.
- إذا كانت خطتك تحدّ عدد من تستطيع إضافتهم، يُرفض الحفظ برسالة عن التراخيص بدلاً من أن ينجح بصمت.
- يستطيع المدير إعادة تعيين كلمة مرور وكيل الدعم بالبريد، لكنه لا يستطيع قراءتها ولا اختيارها.
مواضيع ذات صلة
إذا لم ينجح الأمر
«عنوان البريد الإلكتروني مستخدم مسبقاً». هذا العنوان موجود في هذا الحساب أصلاً. ابحث عن الشخص في قائمة الوكلاء بدلاً من إضافته مرة أخرى.
لم تصله الرسالة. راجع العنوان بحثاً عن خطأ مطبعي، ثم تحقق إن كان له حساب في لينوميا تشات من قبل — في هذه الحالة لا توجد رسالة، وهو يسجّل الدخول فقط. وإلا فاطلب من المدير إرسال إعادة تعيين كلمة المرور من صفحة الوكيل.
دخل، لكن قائمة المحادثات فارغة. لم يصبح عضواً في أي قناة بعد. افتح القناة وأضفه.